Обзоры интернет сервисов, проектов и стартапов - только самые интересные и полезные ресурсы всемирной паутины: описание функциональности, возможности, скриншоты, видео туры, личные впечатления и опыт использования...

Апрель 03 2019

Счет как первичный документ — является ли он таковым, нужно ли хранить?

Оплата счетаВажно понимать, что счет — это всего лишь предложение оплатить некую услугу/продажу товара. Оно может быть направлено как в рамках определенного подписанного письменного соглашения, так и без него.

  • В первом случае бумага служит как-бы напоминанием для оплаты в соответствии с условиями договора, определяющим конкретную сумму и платежные реквизиты.
  • Во втором — сам по себе становится офертой, и предложение оплатить преобразуется в предложение заключить сделку на определенных условиях (т.к. там записан предмет сделки, за что идет оплата + есть сроки), то есть по сути имеем также и договор.

Как не странным может показаться многим бухгалтерам, но для понимания сущности счета необходимо знание права. Обратившись к Гражданскому кодексу дабы пояснить смысл слова «оферта», видим, что оно тесно связано с термином «заключенный договор». В Гражданском кодексе есть четкое указание, что сделка будет считаться реально заключенной только после акцепта оферты.

Представим себе ситуацию, что вы подписали бумаги с поставщиком, предусматривающие предоплату предстоящей поставки. В этом случае без предварительного платежа товар не поставляется согласно описанным ранее условиям. То есть, пока не свершен платеж по соответствующему счету, сам договор не начнет исполнятся. Таким образом, несмотря на то, что бумаги подписаны сторонами, они не действительны, пока не начались финансовые операции по ним.

На самом деле выписывание счета-фактуры не обязательное действие. Если так подумать, что в самом договоре можно найти и соответствующие платежные реквизиты, и конкретные термины/условия совершения денежного перевода, предоплаты и т.п. Вы вполне сможете сделать платеж после согласования всех условий предоставления товара/услуг, которые записаны в письменном соглашении.

Кроме того, сейчас есть такая практика хозяйственного оборота, когда счет делается отдельно по каждому согласованному действию/поставке (в рамках текущего соглашения, конечно). В таком случае он представляет собой оферту по всем этим различным заявкам. И тут тогда проплата = акцепт той или иной конкретной выполненной поставки.

Если счет выставляется поставщиком по уже отгруженным товарам, в нем указываются, как правило, кроме платежных, реквизиты отгрузочного документа. В таком случае, он принимает функцию предложения (уведомления) оплатить осуществленную поставку. Хотя в договоре могут быть указаны условия по определенным срокам после получения товара, и, в принципе, чтобы это условие выполнил покупатель, кроме договора, никакого дополнительного документа не требуется.

оплата счетов

Будет ли счет настоящим первичным документом с правовой позиции?

Полученный или предъявленный к оплате счет безусловно является документом, до тех пор, пока мы считаем его таковым. Мы можем на его основании составить платежное поручение и направить его в банк, тем самым акцептовав. А можем выбросить его в корзину, тем самым лишая важного статуса. Хотя проще всего подобные документы хранить в онлайне в 1С бухгалтерии arenda-it.ru/produkty/1c-buhgalterija-1 которая между прочим еще и автотизирует разные задачи.

Безусловно, при том количестве выписываемых счетов и важности их выполнения имеется соблазн назвать документ первичным. Однако если обратиться к законодательству и посмотреть закон про бух.учета, то там определена важная норма, что подобная бумага должна составляться в ходе совершения хозяйственной деятельности. И если задаться вопросом, какой именно факт хоз.деятельности совершается при создании счета у одного контрагента, и получение его у другого, то ответ здесь прост — никакой.

Согласование бумаг к оплате, по правилам внутреннего документооборота, фактом хозяйственной деятельности не является, это всего лишь процедура разрешения к акцепту. Платежное поручение составленное на основание счета также не может быть актом первичной учетности, поскольку т.к. это обычное распоряжение или указание плательщика своему банку о необходимости осуществить платеж по указанным реквизитам. Для справки, первичным документом по отношению к платежам является только выписка банка, где четко указываются сделанные платежи. Таким образом, традиционная счет-фактура не будет первичным бланком.

Нужно ли хранить счет?

Оплата счетаИсходя из всего вышесказанного, насущной реальной необходимости хранить полученые/выданные счета нет надобности. Все зависит от размеров бизнеса, количества операций и, разумеется, внутреннего документооборота. Принимая во внимание, что платежи выполняются в системах клиент-банк уполномоченными на это операторами, работниками организации, счет выполняет контрольную функцию.

Не согласованный, без разрешающих виз документ оплачен быть не может. Как правило, на счете проставляются визы должностных лиц, ответственных за выдачу разрешений к акцепту. Сам счет может быть зарегистрирован в казначейской системе организации. Конечно, есть смысл хранить счета, как документы, имеющие отношение к системе внутреннего контроля. Кроме того, в ситуациях когда вы полностью оплатили тот или иной счет, а вторая сторона заключенной сделки не выполняет свои задачи и обязательства, то данная бумага станоится важным доказательств в судебном разбирательстве.

Оставить комментарий