Обзоры интернет сервисов, проектов и стартапов - только самые интересные и полезные ресурсы всемирной паутины: описание функциональности, возможности, скриншоты, видео туры, личные впечатления и опыт использования...

Переход кадровых документов в электронный вид

электронный вид документов Чиновники государства вынесли на обсуждение вопрос о переводе кадровой документации в электронный вид. Уже осенью этого года могут принять законопроект, который позволит работодателям и сотрудникам заключать контракты в цифровом формате. Будет ли востребована данная технология и сможет ли она быть реализована? Спустя месяц после вынесения положения о цифровом формате на обсуждение была одобрена инициатива замены трудовых книжек на электронные. Останется год-полтора как бумажные трудовые книжки уйдут в историю.

Что же будет с другими документами? Такие, как договоры между сторонами рабочих отношений или заявления на отпуск, увольнение и т.д. Их ведь тоже можно перевести в электронный вид. Власти уже вынести на рассмотрение положения об изменениях в Трудовом кодексе.

Современный бизнес уже давно используется профессиональные системы электронного документооборота, например Comindware СЭД в своей работе. Данный программный продукт позволяет внедрить автоматизацию без каких-либо сверхсложных действий + решает вопросы внутреннего управления. Немаловажным является и поддержка мобильности.

Рассмотрим преимущества электронного оборота документов

  • согласование и подписание кадровых документов происходит быстрее;
  • экономится время сотрудников, а следовательно экономятся деньги компании;
  • станет проще контролировать подписание кадровых документов;
  • повысится прозрачность документооборота в кадровой сфере;
  • самое банальное – снизятся траты на бумагу и сэкономится место для хранения документов;
  • станет проще хранить кадровую информацию;
  • мобильность сотрудников: подписать документ можно будет с любого устройства и на любой территории;
  • гарантия подлинности документа (конечно же при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи);
  • легче предоставлять отчетность контролирующим органам.

Внушительный список!

Переход на цифровой формат, по мнению властей, необходим еще и потому, что обмен документацией в линейке «Сотрудник-работодатель» станет значимым с юридической точки зрения. Шаги навстречу электронным рабочим взаимоотношениям привели к тому, что две стороны заключают контракт через электронную почту, обмениваясь данными. Стоит заметить, что Трудовой кодекс все еще не содержит правил и регламентаций по поводу такого документооборота.

Народные избранники рекомендуют восполнить ТК возможностью осуществлять обмен юридически важными кадровыми документами, но при этом новый законопроект не будет запрещать использовать привычные документы в бумажном виде. По словам разработчиков проекта, работодатель в любой момент сможет отказаться от цифрового формата и вернуться к привычным бумажным носителям.

электронный вид документов

Несмотря на такую перспективу, существует и ряд проблем, которые стоит решить заранее.

  • К примеру, сотрудникам, кто выбрал удаленную работу, будет весьма непросто гарантировать подлинность документа, пересылаемого по электронной почте.
  • К тому же в настоящее время существуют огромные риски взлома почтовых ящиков, хоть и их разработчики всеми силами борются за безопасность работы в сервисах.
  • Данную проблему можно решить с помощью электронной подписи, которой будут заверяться документы. Однако и здесь находится проблема — цена такой подписи, а также сложность массового производства ЭЦП. В среднем для одного сотрудника квалифицированная электронная подпись может обойтись около трех тысяч рублей в год.

Не нужно забывать и про то, что любой системе нужна техническая поддержка, а это опять траты на содержание новых IT-специалистов. И вряд ли такие траты окупят экономию на кадровом делопроизводстве.

Учитывая опыт любого бизнеса, где документы часто подписываются «задним числом», использование ЭЦП станет проблематичным. Так как дата подписания документа электронной подписью будет всегда актуальной.

В конечном итоге, человеческий фактор никто не отменял. Использование любой программы требует минимальных навыков и знаний, а проблема компьютерной безграмотности все еще имеет место быть. К тому же для некоторых сотрудников, особенно старшего поколения, бумажные документы выглядят куда правдоподобнее, нежели их цифровые аналоги.

Подводя итог, можно заметить, что если не инициатива депутатов об электронном документообороте, то предложение Минтруда войдет в законодательство. Скорее всего, данный вопрос уже решен. Нам остается только ждать новостей, в которых государство объявит о начале нового порядка и способах защиты интересов бизнеса по рассматриваемому вопросу.

Еще интересные статьи: